Van aanvraag tot factuur: je workflow als fotograaf

Fotograferen is maar een deel van het werk. Daaromheen zit een hele route: een klant vraagt iets aan, je stuurt een offerte, je plant de shoot, je levert de foto's en je stuurt een factuur. Gaat er ergens iets mis, dan merk je dat pas als een klant vraagt waar zijn foto's blijven, of als een factuur maanden openstaat.

Een vaste werkwijze helpt. Dit zijn de vijf stappen, en waar je op let.

1. De aanvraag

Een aanvraag komt binnen via de telefoon, de mail of een berichtje. Leg elk contactmoment meteen vast bij de klant, met de datum en wat er besproken is. Dan weet je ook over drie weken nog wat iemand precies wilde, en zie je in één oogopslag welke aanvragen nog op een reactie wachten.

2. De offerte

Een goede offerte is snel gemaakt als je je producten en pakketten één keer goed instelt: een portretshoot, een bedrijfsreportage, een album, extra retouches. In de offerte kies je ze en vul je de datum en de details aan. Vaste teksten voor de inleiding, de afsluiting en je voorwaarden scheelt elke keer opnieuw typen.

Laat je klant de offerte online bekijken en accepteren. Dan hoef je niet te wachten op een getekende pdf, en weet je meteen dat de datum vastligt.

3. De planning

Na het akkoord wordt de offerte een project. Plan de shoot in de agenda, met de fotograaf en de ruimte, en houd per project bij wat er nog moet gebeuren: de locatie checken, een moodboard sturen, een herinnering de dag van tevoren.

4. De oplevering

Lever de foto's in een online album in je eigen huisstijl. Je klant kiest zijn favorieten en vraagt eventueel een retouche aan, direct vanuit het album. Een project is pas echt klaar als de fotoshoots, de retouches en de facturen af zijn.

5. De factuur

Factureer vanuit het project, in één keer of met een aanbetaling en een restant. Een aanbetaling bij akkoord legt de datum vast en voorkomt last-minute afzeggingen. Laat je klant online betalen of met de QR-code op de factuur, en houd bij wat er openstaat. Is een factuur te laat, stuur dan op tijd een vriendelijke herinnering.

Waarom dit tijd scheelt

Het verschil zit niet in één stap, maar in de overgangen. Als de offerte vanzelf een project wordt, en het project vanzelf de factuur, typ je niets twee keer en vergeet je niets. In Apertur Studio sluit elke stap aan op de vorige: de startpagina laat zien wat er onderweg is van aanvraag tot factuur, en wat er vandaag aandacht vraagt.

Samengevat

Leg elk contactmoment vast, werk met vaste producten en teksten, laat offertes online accepteren, factureer vanuit het project en houd bij wat er openstaat. Dan heb je je administratie in een paar minuten per klant op orde, en meer tijd om te fotograferen.