Zakelijke headshots op locatie: zo pak je het aan

Een bedrijf vraagt je om alle medewerkers te fotograferen voor de website, LinkedIn en het smoelenboek. Twintig, vijftig of honderd mensen, op hun eigen kantoor, liefst op één dag. Dat is een mooie opdracht, maar alleen als de organisatie klopt: mensen moeten weten wanneer ze aan de beurt zijn, de foto's moeten op elkaar lijken en je wilt achteraf niet uren puzzelen welke foto bij wie hoort.

Vooraf: afspraken met je opdrachtgever

Begin met een kort gesprek over het doel. Waar komen de foto's te staan? Een website met een vaste uitsnede vraagt iets anders dan een drukwerkbrochure. Spreek af:

• De stijl: achtergrond (wit, grijs, kantooromgeving), kleding en uitsnede. Vraag of er al foto's zijn waar de nieuwe op moeten aansluiten.
• De planning: hoeveel mensen, in welke tijdvakken, en of er afdelingen of locaties zijn die je apart wilt houden.
• De selectie: kiest iedereen zelf zijn foto, of kiest de opdrachtgever? En hoeveel retouches zitten erbij?
• De levering: formaten, deadline en hoe lang de foto's online te downloaden zijn.

Leg dit vast in je offerte, zodat er achteraf geen discussie is over wat er is afgesproken.

De ruimte en de opstelling

Vraag om een ruimte waar je de hele dag kunt blijven, liefst met daglicht dat je kunt afschermen. Je wilt een opstelling die je één keer goed zet en daarna niet meer aanraakt: dan lijken alle foto's op elkaar, ook die van negen uur 's ochtends en vier uur 's middags.

Een paar praktische tips:

• Markeer met tape waar de persoon staat of zit, en waar je camera staat.
• Werk met een vaste afstand en brandpuntsafstand, zodat hoofden overal even groot zijn.
• Zet een spiegel en een kam neer. Mensen voelen zich zekerder als ze zichzelf even hebben kunnen zien.

Een vaste tijd per persoon

Het grootste risico op een headshotdag is wachten: een rij bij de deur, of juist een half uur niemand. Laat deelnemers daarom zelf een tijdslot kiezen. Met een inschrijflink of een QR-code op de intranetpagina van het bedrijf kiest iedereen een vrij moment; een vol tijdslot kan niemand meer kiezen.

Reken per persoon op een paar minuten, plus wat ruimte voor wie te laat is. Na elk blok van een uur een kwartier lucht houdt de dag haalbaar.

Tijdens de shoot: wie staat er voor de camera?

Bij tientallen mensen achter elkaar is de naam bij de foto het belangrijkste. Werk je tethered, dan kun je per persoon de bestandsnaam laten aanpassen, zodat elke foto meteen de juiste naam heeft. In Apertur Studio klik je in de live wachtrij op wie er aan de beurt is: de naam staat dan op je klembord en Capture One gebruikt hem voor de volgende opnames.

Zo zie je ook in één oogopslag wie er al geweest is, wie er nog moet komen en wie je moet nabellen.

Na de shoot: selectie en levering

Lever de foto's in een online album, per afdeling of locatie, met de naam bij elke foto. Laat mensen hun favoriet aangeven en eventueel een retouche aanvragen. Spreek af tot wanneer het album online staat, en stuur een herinnering voordat het offline gaat.

Samengevat

Een geslaagde headshotdag op locatie draait om drie dingen: duidelijke afspraken vooraf, een opstelling die de hele dag hetzelfde blijft, en een planning waarin iedereen zijn eigen tijd heeft. Als de naam bij elke foto vanzelf klopt, ben je na de shoot niet de hele avond aan het uitzoeken, maar aan het selecteren.